Нередко у кадровиков встает вопрос о том, если закончилась трудовая книжка, как правильно продолжить запись. В этом случае используют специальный вкладыш. Но при этом важно придерживаться различных правил его ведения.
У гражданина, трудящегося много, может так получиться, что страницы в трудовой книжке, где указывают информацию о работе, заканчиваются очень быстро. Это случается по разным причинам, к числу которых относятся следующие:
Чтобы не начинать новую книжку, используют специальный вкладыш, который защищен от подделок. При этом придерживаются следующих правил.
Помимо того, как сделать запись, нужно знать и о вшивании. Его начинают тогда, когда заканчиваются разделы об информации о работе и/или о награждениях. Специальных правовых актов, регулирующих правила вшивания документа, нет. Так же не имеется указаний о месте, где должен находиться документ, какой нитью происходит вшивание и сколько для этого нужно проколов. К этим деталям органы контроля придираться не будут.
Если подойти к вопросу с технической стороны, то его удобнее вшивать всередину. Однако, в этом случае будут отделены какие-то записи. Поэтому чаще вкладыш в трудовую книжку вшивают вконце, делая от 4 до 5 проколов между обложкой и последней страницей документа.
Закрепление должно осуществляться с использованием вшивания. Простого вкладывания будет недостаточно. Неправильным является и вклеивание, фиксация с помощью степплера или иных способов, так как все они не сохранят документ так же, что делать сможет вшивание.
По закону, каждой компании следует иметь собственный штамп. А если он отсутствует, то надо заказать. Как в случае с трудовой, так и вкладыш выдается за определенную плату. Работник может заплатить за нее через кассу или перечислить деньги. Но, кроме того, данные бумаги могут выдаваться и бесплатно, если такой порядок предусмотрен в соответствующем правовом акте.
Иногда бывает и так, что те сотрудники, которые заполняют соответствующие документы, делают ошибки. Исправления тогда являются недопустимыми. Если речь идет о вкладыше, то его лучше утилизировать. Так как имеется уникальный номер, его вырезают и вклеивают в журнал учета. Частая ошибка наблюдается тогда, когда сделать запись решают в «Сведения о награждениях», вместо вписывания в данных о работе.
Такую ошибку совершают тогда, когда «Сведения о работе» являются заполненными до конца, а в кадровой службе были слишком невнимательны. Тогда, согласно специальным Правилам, на страницы допускается зачеркивание. Правильная запись со следующим порядковым номером будет сделана во вкладыше. В то же время запрещается:
При заполнении вкладыша следует придерживаться следующих моментов:
Когда на странице не осталось места, а запись еще не заканчивается, то ее переносят на вкладыш, начиная с места, на котором пришлось оборваться.
Если вкладыш не заводился, и печать не ставилась, но работник трудится на постоянной основе, ему следует обратиться к нанимателю с просьбой, чтобы вкладыш велся должным образом.
Работодателю следует информировать работника о тех нюансах, которые должны учитываться при смене ФИО. Правила хранят в соответствующих кадровых и бухгалтерских документах. Сотрудник с изменившейся фамилией вправе прийти к директору с соответствующим заявлением, указав замену фамилии. Затем предпринимается следующее:
На титуле меняют фамилию. Для этого зачеркивают ту, которая была, и вписывают другую. Запись делают на внутр. стороне, обычно, на обложке, и указывают ссылки на иные бумаги. Свидетельством об окончании этого действия является подпись и печать компании. В аналогичном порядке вносят изменения в личную карту работника.
Важно! Правильнее всего для начала ввести все данные во вкладыш, и лишь после этого заполнять трудовую и делать подшивку. Тогда в случае допущения ошибок, не придется исправлять книжку. Стоит помнить о том, что на титуле мало места. Поэтому с исправлениями могут быть трудности.
Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть!
Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать - напишите вопрос в форме ниже:
Редко человек долгое время, а то и всю жизнь, трудится на одном месте. В большинстве случаев у людей довольно большой послужной список в трудовой книжке. А так как количество страниц для записи о местах работы в ней ограничено, то и приходится приобретать Как правильно сделать запись? Эти и другие нюансы рассмотрим в этой статье.
Иногда можно столкнуться с тем, что страницы в трудовой книжке, где ведутся записи о месте работы, заканчиваются. И это не значит, что нужно менять трудовую и заводить новую. Для таких целей была разработана специальная форма - вкладыш, которая и продолжает насчитывать сотруднику трудовой стаж.
Форма вкладыша в трудовую книжку установлена на законодательном уровне. Титульный лист заполняется аналогично трудовой книжке. Для записей о месте работы вкладыш имеет 9 разворотов, о награждениях - 8 разворотов.
Вкладыш вшивается в трудовую и заполняется согласно регламентированным правилам (постановление Министерства труда РФ № 69 от 10 октября 2003 года).
Где берётся бланк? Вкладыш в трудовую книжку, впрочем, как и сами книжки, должен приобретать непосредственно работодатель у унитарного предприятия «Гознак». Работодатель не может:
Любой кадровый работник знает, что вкладыш в трудовую - это Поэтому приобретать его следует только у тех компаний, которые заключили договор с предприятием «Гознак». Фирма, занимающаяся распространением вкладышей и трудовых, обязана иметь лицензию, а также сертификат, которые подтверждают полномочия на продажу.
Лицо, которое осуществляет закупку вкладышей, должно иметь специальную доверенность. Далее, после приобретения, вкладыши хранятся в бухгалтерии. Бухгалтер должен внести в приходно-расходную книгу все номера приобретенных бланков и передать их под расписку в кадровый отдел.
Работодатель должен всегда иметь в наличии необходимое количество документов строгой отчётности. Выдача вкладыша в трудовую книжку может осуществляться только в соответствии с правилами, установленными правительством РФ.
Плата за бланк вкладыша взимается работодателем в следующих случаях:
Вкладыш может быть выдан и бесплатно, если данный пункт предусматривают локальные нормативные акты. Также законом предусмотрено ещё несколько случаев, когда бланк вкладыша выдается бесплатно:
Если к тому времени, когда будет вноситься запись во вкладыш в трудовую книжку, цена его увеличилась, то работодатель не может брать с сотрудника денежную компенсацию, превышающую закупочную цену именно этого бланка. В противном случае это будет являться законодательным нарушением. Стоимость вкладыша сегодня составляет примерно 180 рублей.
Работник отдела кадров должен самостоятельно позаботиться о том, чтобы вшить вкладыш в трудовую книжку, ведь он является непосредственным продолжением основного трудового документа. Вшивание вкладыша состоит из нескольких шагов:
Зафиксированных правил, как оформлять вкладыш в трудовую книжку, нет. Но на практике опытных кадровых работников доказано, что оптимальным вариантом вшивания вкладыша является следующий алгоритм:
Даже несмотря на то, что вшить вкладыш вроде бы не составляет особого труда, неопытные кадровики все-таки умудряются сделать ошибки.
К основным ошибкам можно отнести:
За новый бланк вкладыша, как говорилось выше, руководитель должен взимать плату с сотрудника. Но если вкладыш испорчен по вине отдела кадров, повторный бланк предоставляется бесплатно.
Опытные кадровики знают, что вкладыши заполняются аналогично трудовой книжке. Тем не менее можно держать перед глазами образцы записей в трудовую книжку, чтобы лишний раз не делать исправлений. Алгоритм заполнения заключается в следующем:
Заполнение вкладыша требует соблюдения ряда принципов:
Кадровый работник может по невнимательности сделать ошибку при заполнении титульного листа бланка. В данном случае его нужно будет списать, составив при этом специальный акт.
При совершении ошибки в написании серии или номера вкладыша в трудовой книжке, необходимо сделать пометку о внесении ошибочной записи и внести данные снова.
Если ошибка была совершена при заполнении полей о месте работы, то исправления вносятся аналогично трудовой. Запись не зачеркивается и не исправляется. Под ней делается пометка о недействительности записи, ставится порядковый номер и вносится новая запись.
В любом случае это не означает, что в документах можно делать ошибки. Чтобы лишний раз подстраховаться, можно держать перед собой образцы записей в трудовую книжку.
Как оформлять вкладыш в трудовую книжку и как вести записи, понятно. Рассмотрим, что категорически запрещено делать при ведении бланка вкладыша:
За действия любого характера, которые не прописаны в и вкладышей, работодатель может быть оштрафован.
Трудовой кодекс четко регламентирует использование трудовых книжек и вкладышей к ним. И если первые являются действительными сами по себе, то как обстоят дела с вкладышами? Можно ли их предъявлять отдельно от трудовых?
Согласно основным Правилам и инструкциям по ведению и заполнению данных документов, отдельно вкладыш недействителен, и уж тем более использование его без трудовой книжки невозможно.
Учитывая ТК РФ, работодатель или специалист по кадрам не имеют право совершать действия следующего характера, если гражданин предъявляет только вкладыш:
Документ имеет вес и может быть принят во внимание только тогда, когда он вшит в трудовую книжку по всем установленным правилам, а на титульном листе есть запись, говорящая о регистрации данного документа.
Завершение страниц в одном из разделов трудовой книжки может застигнуть врасплох неопытного сотрудника отдела кадров. Окончание листов в трудовой – вовсе не такая редкость! Что делать, если закончилась трудовая книжка? На этот случай предусмотрен – нужно завести его, оформить, подшить и пронумеровать, а вовсе не начинать новую, как кто-то мог подумать.
Рассмотрим распространённые ситуации, возникающие со вкладышами:
Оформляя вкладыши по всем правилам, можно сэкономить время как себе, так и сотрудникам, потому стоит их соблюдать. Если же вы, будучи работником, обнаружили неточность, обязательно стоит обратить внимание специалистов кадрового отдела на неё, поскольку в ином случае затем вам же придётся заниматься переоформлением документов.
Вам это будет интересно
Вкладыш в трудовую книжку может понадобиться в следующей ситуации — в период деятельности (трудовой) у некоторых работников зачастую бывает, что нет в трудовой книжке (далее по тексту книжке) свободного места для написания записи. «Как быть?» — актуальный вопрос, который возникает у многих людей, для того чтобы он как можно реже задавался, необходимо прочитать данную статью.
К книжке добавляется вкладыш, если нет чистого места для внесения новой позиции, которая оформляется в основном при приёме, перемещении или увольнении сотрудника. С января 2004 года действует новая форма трудовой книжки и вкладыша. 1974 года и 1938 года, книжки утвержденных образцов тоже действительны. В октябре месяце 2003 года утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек и вкладышей к ним.
Он выполняет те же функции, что и книжка. Если сотрудник администрации видит, что для внесения новой записи нет места, то запись вносится в вкладыш.
Присутствуют во вкладыше такие же поля как в книжке.
Если после прочтения данной статьи все вопросы исчерпаны, то желаю Вам удачи в трудовой деятельности.
Два года назад моя предшественница приняла сотрудника, который при поступлении на работу предъявил вкладыш в трудовую книжку без самой книжки. Вкладыш был зарегистрирован в Книге учета движения трудовых книжек, в него была внесена запись о приеме на работу в нашу организацию. По словам самого работника, у него вообще никогда не было трудовой: когда он поступал на работу впервые, ему сразу оформили вкладыш, так как не было других бланков. Я, конечно, понимаю, что вкладыш без трудовой книжки недействителен. Ни принимать его, ни тем более делать в нем запись о приеме на работу было нельзя. Подскажите, пожалуйста, как исправить допущенное нарушение?
Несмотря на все разговоры о скорой отмене трудовых книжек, на сегодняшний день трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ч. 1 ст. 66 Трудового кодекса РФ; далее - ТК РФ) , и ошибки, допущенные при ее заполнении, могут привести к проблемам при оформлении работником пенсии.
ТК РФ предусмотрены случаи, в которых работодатель обязан оформить трудовую книжку.
Случай 1. Лицо поступает на работу впервые (ч. 1 ст. 65 ТК РФ) .
Случай 2. У лица, поступающего на работу, трудовая книжка отсутствует в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине, и он пишет заявление (с указанием причины отсутствия документа) о выдаче новой трудовой книжки (ч. 5 ст. 65 ТК РФ) .
К сожалению, при оформлении трудовых книжек работодатели иногда допускают грубые ошибки. Например, выдают вкладыш, так как в компании нет бланков трудовой книжки. При этом на титульном листе вкладыша может быть сделана запись: «...в связи с отсутствием бланков трудовых книжек».
Работодатель обязан иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее
Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила) , утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», установлен единственный случай, когда работнику оформляется вкладыш. Так, согласно п. 38 Правил, в случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в нее вшивается вкладыш. Других случаев оформления вкладыша законодательство не предусматривает.
Если лицо, поступающее на работу, предъявляет вкладыш без трудовой книжки, можно говорить об отсутствии у него трудовой книжки. В таком случае работодателю необходимо руководствоваться ч. 5 ст. 65 ТК РФ, в соответствии с которой работнику следует оформить новую трудовую книжку на основании его письменного заявления (с указанием причины отсутствия этого документа). В рассматриваемой ситуации причиной является оформление предыдущим работодателем вкладыша вместо трудовой книжки.
Вкладыш обязательно должен быть вшит в трудовую книжку
Поскольку вкладыш без самой книжки недействителен, следовательно, в рассматриваемой ситуации у сотрудника отсутствует обязательный документ -трудовая книжка.
Очевидно, что работодатель не может вносить записи в такой документ. А значит, запись о приеме на работу, сделанная во вкладыше, представленном работником при трудоустройстве, является недействительной.
Поскольку работнику не была своевременно оформлена новая трудовая книжка, а запись о приеме на работу внесена во вкладыш, допущенное нарушение необходимо исправить. Это можно сделать следующим образом.
Факт отсутствия этого документа при приеме на работу необходимо заактировать (пример 1) . В этом же акте можно зафиксировать, что работник уведомлен о последствиях отсутствия у него надлежаще оформленной трудовой книжки и о необходимости оформить новую трудовую.
Таким образом сотрудник будет поставлен в известность о том, что, поскольку вкладыш без самой книжки недействителен, необходимо оформить новую трудовую книжку.
Обратите внимание: в рассматриваемой ситуации с работника взимается плата за оформление новой трудовой книжки. Данное обстоятельство также отражается в уведомлении (пример 2) .
Вкладыш в трудовую книжку оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и сама трудовая. Вкладыш без трудовой книжки недействителен (п. 38 Правил)
Конечно, можно обойтись и без этого документа, если вы устно разъясните работнику необходимость оформления новой трудовой или сделаете это при составлении акта (см. Шаг 1) .
Для оформления новой трудовой книжки по причине ее отсутствия работнику необходимо написать заявление (пример 3) .
Для этого лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обращается в бухгалтерию с соответствующей заявкой (пример 4) .
Заполнить новую трудовую книжку работнику необходимо в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек (далее - Инструкция) , утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.
Обратите внимание, что в оформленную трудовую книжку будут вноситься записи о работе только в вашей компании.
При заполнении трудовой необходимо указать фактическую дату ее оформления - как на титульной странице, так и в разделе «Сведения о работе». В связи с нестандартными обстоятельствами оформления меняются и общие правила внесения записи о приеме на работу. Так, в графе 2 нужно указать дату внесения записи, а не дату приема на работу. Но поскольку эту дату тоже необходимо указать, предлагаем сделать это в графе 3 (пример 5) .
В Книге учета регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.
Остается решить вопрос о том, что делать с вкладышем в трудовую, который в настоящее время хранится в компании и зарегистрирован в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Полагаем, что его следует отдать работнику, сделав соответствующую запись в Книге учета (пример 6) .
Акт об отсутствии трудовой книжки при поступлении на работу
caspir-market.ru - Бизнес. Личность. Саморазвитие. Истории успеха. Свой бизнес